Beratung zur Zertifizierung ISO 20121 – Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

1. Was ist die ISO 20121 und wofür steht sie?

Die ISO 20121 ist ein internationaler Standard für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement. Sie legt Anforderungen an ein Managementsystem fest, mit dem Organisationen nachweisen können, dass sie Veranstaltungen unter Berücksichtigung ökologischer, sozialer und wirtschaftlicher Aspekte planen, durchführen und verbessern. Ziel ist es, die Auswirkungen von Events auf Umwelt und Gesellschaft zu minimieren und Nachhaltigkeit systematisch in Prozesse zu integrieren.

2. Welche Vorteile bringt eine ISO 20121-Zertifizierung meinem Unternehmen oder meiner Veranstaltung?

Eine ISO 20121-Zertifizierung bietet eine Reihe von Vorteilen: Sie stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden, Partnern und Auftraggebern, insbesondere wenn Nachhaltigkeit eine Rolle spielt. Sie unterstützt die Optimierung von Ressourcen- und Prozessströmen, hilft, Risiken im Bereich Umwelt, Soziales und Governance (ESG) zu reduzieren, und kann Wettbewerbsvorteile bringen, etwa bei Ausschreibungen oder im Event-Markt. Zudem wird Nachhaltigkeit aktiv im System verankert, nicht nur als Marketing-Element. Die Zertifizierung nach ISO 20121 bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Nachhaltigkeitsziele klar zu kommunizieren, ihre Umweltauswirkungen zu reduzieren und ihre Reputation als verantwortungsbewusste Organisation zu stärken.

3. Ist die ISO 20121 zertifizierbar und ist sie gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig?

Ja, Unternehmen und Organisationen können sich für die ISO 20121 zertifizieren lassen. Die Zertifizierung nach ISO 20121 ist grundsätzlich freiwillig. Allerdings verlangen immer mehr Auftraggeber, insbesondere im öffentlichen Sektor oder bei großen Veranstaltungen, einen Nachweis eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagementsystems. Daher wird die Zertifizierung faktisch zunehmend zur Voraussetzung, wenn Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle spielt.

4. Für welche Branchen, Unternehmen oder Organisationen ist ISO 20121 relevant?

ISO 20121 ist relevant für alle, die Veranstaltungen planen, organisieren oder Dienstleistungen rund um Events erbringen – etwa Event-Agenturen, Messe- und Kongressveranstalter, Dienstleister im Veranstaltungsbereich, Technik- oder Cateringfirmen. Auch Unternehmen mit firmeneigenen Veranstaltungen oder Kultur- und Sportveranstaltungen profitieren davon. Der Standard ist branchenübergreifend und auf verschiedene Veranstaltungsgrößen anwendbar. Die ISO 20121 gilt für alle Arten von Veranstaltungen, unabhängig von ihrer Größe oder Art, z. B. Konferenzen, Festivals, Messen, Sportveranstaltungen und Firmen-Events.

5. Was unterscheidet die ISO 20121 von anderen Nachhaltigkeits- oder Managementstandards im Veranstaltungsbereich?

Im Unterschied zu reinen Umweltmanagementnormen oder Qualitätsstandards fokussiert ISO 20121 speziell auf Veranstaltungen und berücksichtigt dabei alle drei Dimensionen Nachhaltigkeit: ökologisch, sozial und ökonomisch. Sie verlangt nicht nur Prozessoptimierung, sondern auch die Einbindung relevanter Interessengruppen (Stakeholder), eine nachhaltige Lieferkette sowie spezifische Betrachtungen für Events. So wird Nachhaltigkeit nicht nur als Zusatz gesehen, sondern als integraler Bestandteil des Veranstaltungsmanagements.

6. Wie läuft der Zertifizierungsprozess nach ISO 20121 grundsätzlich ab?

Der Ablauf umfasst typischerweise folgende Phasen: Zunächst wird der Ist-Zustand analysiert, insbesondere in Hinblick auf Nachhaltigkeitsaspekte bei Veranstaltungen. Darauf folgt die Entwicklung oder Anpassung eines Managementsystems, inklusive Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekten, der Dokumentation und Schulung der Mitarbeitenden. Anschliessend erfolgt ein internes Audit. Danach folgt das externe Zertifizierungsaudit durch eine akkreditierte Stelle mit Dokumentenprüfung und Vor-Ort-Audit. Bei Erfolg wird das Zertifikat ausgestellt.

7. Wie lange dauert es, bis eine ISO 20121-Zertifizierung erreicht ist?

Die Dauer hängt ab von der Grösse der Organisation, der Komplexität der Veranstaltungen, dem bestehenden System-Status sowie den verfügbaren Ressourcen. Für kleinere Organisationen kann der Prozess in wenigen Wochen durchgeführt werden. Bei grösseren oder komplexeren Events mit vielen Beteiligten und globalen Lieferketten kann der Weg länger dauern.

8. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor die Zertifizierung starten kann?

Wesentliche Voraussetzungen sind unter anderem die Festlegung des Geltungsbereichs des Systems, die Identifikation und Bewertung relevanter Nachhaltigkeits-Aspekte und −Risiken, die Definition einer Nachhaltigkeitspolitik und -ziele, die Dokumentation der Prozesse sowie die Vorbereitung auf interne Audits. Ebenso sollten Mitarbeitende geschult und relevante Stakeholder eingebunden sein.

9. Was passiert beim Audit – und wer führt es durch?

Das Audit wird durch eine unabhängige und akkreditierte Zertifizierungsstelle durchgeführt. Es gliedert sich häufig in zwei Stufen: die erste Stufe prüft die Dokumentation und den Aufbau des Systems, die zweite Stufe erfolgt vor Ort mit Interviews, Prozessüberprüfungen und Nachweisen zur Umsetzung. Im Abschlussgespräch werden Ergebnisse und eventuelle Abweichungen besprochen und gegebenenfalls Korrekturmassnahmen festgelegt.

10. Wie oft muss die ISO 20121-Zertifizierung erneuert werden?

Nach erfolgreicher Erstzertifizierung sind typischerweise jährliche Überwachungsaudits vorgesehen, um die fortlaufende Wirksamkeit des Systems zu prüfen. Nach einem definierten Zeitraum von drei Jahren findet eine Rezertifizierung statt, bei der das Managementsystem erneut umfassend bewertet wird.

11. Welche Leistungen bietet eine ISO 20121-Beratung konkret an?

Eine Beratung umfasst unter anderem die Ist-Analyse inklusive Nachhaltigkeitsaspekte, die Entwicklung oder Anpassung eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagementsystems, die Erstellung der erforderlichen Dokumentation, Schulung von Mitarbeitenden, Begleitung der Implementierung, Durchführung interner Audits und Vorbereitung auf das externe Audit sowie Unterstützung bei Überwachung und Rezertifizierung.

12. Wie kann ein externer Berater das interne Team unterstützen?

Ein externer Berater bringt normatives Fachwissen, Erfahrung in der Event- und Nachhaltigkeitsbranche, Methoden und Best Practice-Ansätze mit. Er kann Mitarbeitende schulen, Workshops moderieren, Lücken im System identifizieren und Vorlagen bereitstellen. So wird das interne Team gestärkt, ohne dass die Organisation komplett ausgelagert wird.

13. Wie sieht eine typische Beratung von der Analyse bis zur Zertifizierung aus?

Die Beratung beginnt mit einem Erstmeeting und der Zieldefinition, danach folgt eine Analyse des Ist-Zustands und der relevanten Nachhaltigkeits-Aspekte. Ein Projektplan wird erstellt, dann erfolgt die Anpassung oder Erstellung des Managementsystems, Dokumentation, Schulung, internes Audit, Umsetzung von Verbesserungen und anschliessend Begleitung des externen Audits. Nach erfolgreicher Zertifizierung kann die Beratung weiter bei Auditzyklen und Systempflege unterstützen.

14. Wie wird sichergestellt, dass das Managementsystem individuell auf meine Organisation oder Veranstaltung zugeschnitten ist?

Ein qualifizierter Berater macht eine Organisation- oder Veranstaltungs-analyse, betrachtet Prozesse, Ressourcen, Lieferkette und Stakeholder. Auf dieser Basis erfolgt eine massgeschneiderte Lösung, keine generische Schablone. Ein solcher Ansatz sorgt dafür, dass das System im Alltag funktioniert und nicht nur für das Audit existiert.

15. Welche Qualifikationen oder Erfahrungen sollte ein ISO 20121-Berater haben?

Ein kompetenter Berater verfügt über eine solide Ausbildung im Bereich der Managementsysteme - idealerweise aus den Arbeitswissenschaften - und über Erfahrungen mit nachhaltigem Veranstaltungsmanagement, mit der ISO 20121 sowie mit weiteren ISO-Normen. Kenntnisse in Audit-Methodik, Prozess- und Risikoanalyse, Stakeholder-Einbindung sowie Schulungs- und Moderationskompetenz sind ebenfalls wichtig.

16. Mit welchen Kosten ist für Beratung und Zertifizierung nach ISO 20121 zu rechnen?

Die Kosten sind individuell zu kalkulieren und variieren stark je nach Grösse der Organisation, Anzahl und Art der Veranstaltungen, Komplexität der Lieferkette, Anzahl Mitarbeitenden etc. 

17. Wie hoch ist der interne Aufwand an Zeit, Personal und Dokumentation?

Der interne Aufwand hängt ab von Umfang und Komplexität des Veranstaltungsmanagements: Mitarbeitende müssen Prozesse erfassen, Daten sammeln, Schulungen durchlaufen, interne Audits begleiten und Dokumentation pflegen. In kleinen Organisationen können das einige Wochen von Personalzeit sein, in grösseren Projekten ist deutlich mehr zu leisten.

18. Welche Faktoren beeinflussen den Gesamtaufwand und die Kosten (z. B. Größe der Veranstaltung, Anzahl der Partner, Komplexität der Prozesse)?

Zentrale Einflussfaktoren sind die Grösse und Zahl der Veranstaltungen, die Vielfalt und Komplexität der Lieferkette, die Anzahl der beteiligten Partner und Dienstleister, der Umfang der Nachhaltigkeitsanforderungen, die vorhandene Systematik bei Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung und Anzahl Standorte sowie der Beratungsumfang.

19. Wie bleibt das Nachhaltigkeitsmanagementsystem nach der Zertifizierung aktuell und wirksam?

Nach der Zertifizierung beginnt das System-Leben: Interne Audits, Management-Review, Kennzahlenanalyse, Stakeholder-Feedback und kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass das System wirkt. Es muss im Alltag verankert, dokumentiert und lebendig gehalten werden, nicht nur für das Zertifikat.

20. Wie kann ich die ISO 20121-Zertifizierung als Marketing- oder Wettbewerbsvorteil nutzen?

Das Zertifikat signalisiert Verantwortungsbewusstsein, Nachhaltigkeit und Qualität im Veranstaltungsmanagement. Es kann in Angeboten, Ausschreibungen, Kommunikationsmedien und bei Sponsoren eingesetzt werden. Das zeigt nach außen, dass Nachhaltigkeit systematisch verankert ist, und kann so neue Geschäftschancen eröffnen sowie das Vertrauen von Auftraggebern stärken.